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  • 回复:32 浏览:5686 2007-12-05 09:34 来自 李天平
    项目要能顺利执行其实并不简单,如果又渉及多个单位合作,困难程度又大增。取得PMP或IPMP认证,只是证明个人具备了项目管理的基本功夫,距离实际运用其实还有很大的一段距离。

    以下是一位项目经理的工作日志片段,我们从他的工作日志来看项目经理的工作:
    以上只是项目经理工作的片段,相信每个项目经理应该都有自已悲惨的故事,程度恐怕只有过之而无不及。项目经理到底应该有那些看家本领呢?

    一个称职的项目经理应该要其备以下的能力:

    1. 要易于沟通

    笔者在2002年时曾经亲自问过美国的一位项目管理专家-Dr. William Wells(曾任美国阿波罗登月计划的计划主持人),问他一位项目经理最需要具备的功夫是什幺。那时他的回答是「一位项目管理最需具备的有三件事,第一是沟通,第二是沟通,第三还是沟通」。

    请您回想一下,在执行项目时,你花费最多时间在什么部份?跟领导报告工作进度、跟客户介绍产品及说明工作成果、跟项目成员交待工作、跟单位内的其它人员争取支持、跟合作厂商协调配合事项...对项目经理来说,一天内大部份的时间几乎都是在跟人沟通。

    沟通,可以很简单,也可以很复杂。对于部份人来说,反正沟通就是把我的意见表达出来吗,有什么难的。可是在项目过程中有那幺多的人与项目有关,因此要考量的,不仅是把意见表达出来而已,而在于「在什么样的时间,运用什么样的方式,将什么样的信息,传达给什么样的人」。

    很多项目经理都是属于「被动式的项目经理」。就是「你先说你要什么项目信息,我想办法去弄这些信息出来给你」。因此,信息整理的工作基本上是没有列入工作管制的,只能够见招拆招,抱着应付的心态来面对信息的供应。

    如果换个比较主动的角度来看,项目经理先了解每个与项目有关的人想要知道什么,这些信息一定有重复的地方,然后将这些信息做个整理归类,不等你开口要,我就先提供给你,让你对项目没有疑惑,化被动为主动。这些信息整理归类的动作,直接就纳入在项目经理的工作管制之中,这样对项目经理而言,也没有任何的「意外」。

    讲起来简单,做起来其实也不难,二个小时就可以做好沟通计划,几个步骤掌握住就好:

    (1) 认识项目干系人
    (2) 分析项目干系人的信息需求
    (3) 依照信息需求找出信息种类
    (4) 将信息种类归类
    (5) 决定信息传递的周期
    (6) 决定信息传递方式
    (7) 搜集信息
    (8) 传递信息
    (9) 检讨信息传递成效

    2. 要想的周全

    项目经理有点像魔术师。事前先考虑要表演那些魔术,然后将道具准备好,跟助手、灯光及舞台配合,先仿真演练几遍,指示每个人互动方法,并且事先想到如果发生问题时如何处置;确认都没有问题后,开始表演;表演时要掌控会场气氛,使整个场子有高潮迭起的感觉;如果环节出了问题,要马上能够应变,使节目能够继续下去,而不是就此停顿;节目结束后,感谢每个人的合作,同时检讨整个表演的过程需要改进的地方,如此一段表演才算正式收尾。

    项目经理的责任就是掌控全场,把这段表演完美无缺的呈现出来。不过太难了,执行过的项目的人都知道,首先客户的需求不容易了解,其次计划时间不够,再来执行时问题重重,等到收尾时只能草草了事。

    表演魔术可以事先演练,找出问题先解决,执行项目可没办法先来一遍。因此项目经理能不能够将未来半年、一年或二年如何执行及因应先「演」过一遍,就对项目的成功有很大影响了。而这就靠项目经理做「计划」的功夫。做计划其实是很烦人的事,相信每个人都有经验。必须考量有多少时间、要怎幺做、有谁可以做、技术上是否可以支持、关键技术是否可以掌握等,做到这个地步,恐怕早已是满身大汗。

    做个小练习:取一张白纸,在纸的上缘首先将要交给客户的产品以树状方式画出来。然后在纸的中间,将如何做出这项产品的主要工作步骤(5-6个即可),以流程图的方式由左至右用箭头连起来;需要供货商供货或其它单位配合的部份,以分支的方式指向各主要步骤。

    上述步骤,就是整个计划的基础了。由上图,可以发展出细部的工作步骤及时间、所需的人力资源及预算需求、采购品项及合同商要求等。如何发展出这些细节,限于篇幅,尔后再论。

    这样还不够的。再取一张白纸,将执行这些工作步骤所可能产生的问题列出来。这个是很关键的步骤,列的愈多,将来临机处理的状况愈少(试想如果项目执行过程中可能发生100个问题,你能事先考量到99个,你只要去担心那突然出现的1个;但如果你只事先考量到1个,那结果可就不得了了)。这些问题,就是你要先期处理,以减少处理意外状况的时间。

    二张纸,一个计划的框架就成形了。这样其实还不足以执行项目,但是最起码项目经理先将整个项目执行过程大概想了一遍(就有如魔术师先行彩排一样),同时也建立一个以后细部计划的基础。由以上的练习来看,做计划并不难,重点在于去不去想,去不去做。

    3. 要能够预测结果

    日前一个朋友赴美,飞机误点,航空公司没有宣布会担误多久时间,因此在机场枯坐了三个钟头。搭乘那班班机的乘客,有的人需要转机,有的人有亲友在目的地机场接机,有的人初次访美。此时在机场看到每个人都是焦虑的眼神,焦虑的原因在于他们无法知道误点多少时间,所以没有办法控制之后的行程。你的项目是不是也是如此?

    计划是「想」,执行是「做」。真的去做的时候,碰到需求、能力、技术、管理、人力等问题,都会影响到执行效果。虽然最后都可以完成,但是如果无法推测完成的时间、成本及产出,项目经理就像是那些旅客一样──彷徨无助。所以项目经理除了要会做计划之外,还要能综合研判情势,预测项目时间、成本及产出的结果。

    以一个一年的项目来说,开始之后,项目经理就负了成败责任,所有的压力都落在项目经理肩上。每天项目经理要想的,不应该只是谁的问题要怎幺解决,今天的日子要怎么过,而是一年后的今天,我是否可以将客户要的东西按时交付、公司的项目盈余目标可以达成、今天无法达成的,剩下的时间里我应该怎么处理才能达成。所以总的来看,项目经理不仅要做Micro Management(细节管理),同时还要做到Macro Management(总体管理)。而要做到Macro Management最基本的作法就是从全面预测项目结果,并且采取各种因应作法。

    要如何预测结果?今天工作延误,明天也会延误,后天也照样会延误,以后到底要如何补回来呢?传统的项目经理在现在这个时点是没有概念的,结果是到项目要结束前才在赶工,到那时候才发现所要花的钱早就把利润吃光了。

    比较好的作法是今天发生问题了,找出原因,评估这个问题如何解决。如果一定得增加时间及人力,那幺假设今天这个工作得延长二周,照着时程表推下去,所有相关工作,包含对人力资源、合同商、成本的影响为何都要找出来;再往下看,推到项目完成期限,是否会延误(不是所有工作的延误都对项目完成时间有影响的!);如果有影响,就要思考后续的工作要如何先期调整,以适度的调配资源。要做这些评估,较简单的方式,可能仍得借助项目管理软件。目前项目管理软件,不论是国内或国外的,都能做到计划功能,也能够经由计划的调整,去分析对整体的影响。

    项目经理的工作其实是很复杂。对于一个不愿意看全局的项目经理,这些步骤全部在不知不觉中被省去。但是对于一个企业来说,由一位没有看家本领的项目经理来执行重要的项目,公司的时间、名誉、获利及质量保证,不仅仅是儿戏。您的项目经理有没有这些看家本领呢?

  • 阿多斯
    2007-12-05 09:40 阿多斯
    嗯,写得不错
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  • 张荣华
    2007-12-05 10:21 张荣华
    学习一下 
    项目经理 
    俺努力的目标啊 
    第2楼 回到顶楼
  • lyamlf123
    2007-12-05 12:23 lyamlf123
    关于沟通的分析,我很赞同。在公司不仅要向BOSS报告工作进度,还要向员工安排任务,向客户协商,这些应该是随着项目的变大所费时间也会增加的。
    沟通没有做好,后果就如我们前两个项目:返工。
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  • qq3080
    2007-12-09 22:10 qq3080
    写的好,学习
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  • Justin
    2007-12-10 01:51 Justin
    能做到这些的项目经理,目前还没遇到过
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  • 三千
    2008-01-09 19:55 三千
    沟通是第一能力.
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  • 三千
    2008-01-09 19:56 三千
    @Justin
    对于一个合格的pm,这几点的要求并不算高.
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  • 侯垒
    2008-01-27 13:52 侯垒
    学习了.
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  • NetPig
    2008-02-13 09:54 NetPig
    溝通是第一生產力,以一種主人公的態度去思考問題,去處理問題,關鍵可以讓同志們都有這樣的精神,加速向前沖,作為PM也有能夠與大家共同奮戰的魄力及承諾同仁的勇氣。
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  • ivan.wong
    2008-07-23 15:50 ivan.wong
    学习中...
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  • 我是一棵树
    2008-07-23 21:34 我是一棵树
    学习中……
    在项目中沟通非常重要。
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  • 心悦
    2008-09-15 16:46 心悦
    做称职的项目经理不容易!
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  • 孟黎明
    2008-11-03 04:06 孟黎明
    沟通,沟通,在沟通,说的真好啊
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  • 卡布其诺
    2010-04-25 20:37 卡布其诺
    嗯,很难的。特别是全局,特别是项目经理本身还有具体的事情来做的时候。更难。
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  • 魏方
    2010-05-13 10:13 魏方
    要做好计划,沟通非常重要。成本/进度/资源/风险/质量等的规划,没有良好的沟通,仅靠项目经理的知识和能力,很难做成一个合理的计划。
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  • 潘能伟
    2010-09-16 11:41 潘能伟
    确实,沟通做得到位,项目很容易成功!
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  • 光环国际pmp
    2010-10-13 14:03 光环国际pmp
    做一个项目经理就不是很容易。
    做一个好的项目经理就更不容易啦。
    沟通再沟通~~
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  • 张艺律师
    2010-11-04 13:23 张艺律师
    很高兴认识大家!河北俱时律师事务所张艺律师,希望能和大家成为朋友,共同发展!
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  • 西瓜小刀
    2010-11-14 02:16 西瓜小刀
    沟通、沟通!
    哎,情商貌似不够哈
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  • 软件大铺
    2010-12-15 23:51 软件大铺
    做一个出色的项目经理难啊,加油!!!沟通、计执行、监控...
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  • 冰雪之梦
    2011-04-20 14:07 冰雪之梦
    沟通非常重要,不管是对客户,上级还是下属。
    另外就是掌握整个项目操作的主动权。
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  • 冰雪之梦
    2011-04-20 14:07 冰雪之梦
    计划难,执行更难。
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  • zmt
    2011-05-20 23:40 zmt
    协调,沟通,计划
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  • Singlou@BI
    2011-06-24 13:11 Singlou@BI
    仅进是标准的PM
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  • cathy_10
    2011-09-20 09:52 cathy_10
    沟通、规划、执行 每一个环节都是重要的!
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  • 余然
    2011-09-29 17:59 余然
    有了计划,然后才去实施。
    每一个环节都是很重要的。
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  • Bonnie_xj
    2012-01-10 17:23 Bonnie_xj
    写的好
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  • 卢京
    2012-06-06 18:16 卢京
    看来我还没入门啊。
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  • 圣叹&北京
    2014-09-30 16:34 圣叹&北京
    沟通,协调是真正的内涵,个人认为项目经理应了解技术但托离技术管理,但IT行业很多中小公司项目经理都是技术、管理兼于一身,不仅要参与开发还要和领导客户沟通协调压力山大啊!
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  • login的秘密花园
    2016-04-22 17:08 login的秘密花园
    真的很实用
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  • 邢仁
    2016-05-20 15:12 邢仁
    有用,学习了
    第31楼 回到顶楼
  • zfzxf
    2016-05-20 16:14 zfzxf
    有道理
    第32楼 回到顶楼
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